Du startest deine eigene Digitalagentur voller Elan: innovative Geschäftsmodelle, frische Ideen für digitale Services und die Vision, Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Doch schon bald stolperst du über dasselbe Hindernis, das viele Gründer quält: Die Kommunikation über Aufgabenverteilung ist lückenhaft. Wer kümmert sich um die Recherche? Wer übernimmt den Pitch? Welche Deadlines stehen an? Fehlt hier Transparenz, führt das unweigerlich zu Zeitverschwendung, Doppelarbeit und Frust – bei dir, deinem Team und deinen Kunden.
Oft passiert das nicht böswillig, sondern weil in der Gründungsphase viele Bälle gleichzeitig in der Luft sind: strategische Geschäftsmodell-Workshops, Kundentermine, Prototypenbau und die Nutzung neuer Tools. In diesem Durcheinander rutschen To-Dos durch, Verantwortlichkeiten bleiben unklar, und Konflikte schwelen im Hintergrund. Am Ende leidet die Servicequalität – und damit deine Reputation als Digitalagentur.
Mehrwert & Lösungen (mit eigenen Erfahrungen)
1. Klare Rollen und Verantwortlichkeiten definieren
Warum wichtig?
Ohne eindeutige Rollen zerfasert jedes Projekt. Ein Teammitglied glaubt, jemand anders kümmere sich um das Briefing, und plötzlich fehlt die Basis für die Inhalte.
Lösung
- RACI-Matrix nutzen: Verantwortlich (Responsible), Absegner (Accountable), Mitdenker (Consulted), Unterwiesen (Informed). Schon im Kick-off-Workshop legst du fest, wer welche Rolle übernimmt.
- Regelmäßig revisieren: Gerade in wachsenden Agenturen ändern sich Aufgaben. Jeden Monat im Team-Call kurz prüfen: Stimmen die Verantwortlichkeiten noch?
Eigene Erfahrung
In meiner ersten Agenturphase hatten wir fünf unterschiedliche Workshops parallel laufen. Erst eine einfache RACI-Matrix rettete uns: Wir merkten, dass unser Senior-Berater A immer noch abnehmen sollte, obwohl ich die Budgetfreigabe übernommen hatte – und ersparten uns damit fünf zusätzliche Abstimmungsrunden.
2. Transparente Projektmanagement-Tools einsetzen
Warum wichtig?
E-Mails, Slack-DMs und spontane Zoom-Calls hinterlassen Spuren an vielen Orten. Infos gehen verloren, Nachfragen häufen sich.
Lösung
- Ein zentrales Kanban-Board (z. B. Trello, Asana, Jira) für jedes Projekt.
- Namenskonventionen und Tags: Aufgaben lassen sich filtern (z. B. “UX”, “Pitch”, “Content”).
- Automatisierte Benachrichtigungen bei Status-Änderungen.
Eigene Erfahrung
Wir wechselten von reinen E-Mails zu einem Jira-Board und integrierten Slack-Notifications. Der Clou: Ein Bot postete automatisch, wenn ein Task Farbe wechselte oder termingerecht abgeschlossen wurde. So wusste jeder stets, was anstand. Die Feedback-Schleifen verkürzten sich um durchschnittlich 30 %.
3. Agile Rituale etablieren
Warum wichtig?
Ohne festen Rhythmus fehlt die Reflexion: Was lief gut, was nicht? Wer braucht Unterstützung?
Lösung
- Daily Stand-ups (max. 15 Minuten): Jeder teilt, woran er gestern gearbeitet hat, was heute ansteht und wo er Hilfe braucht.
- Weekly Retro: Erfolge feiern, Stolpersteine benennen und konkrete Verbesserungen planen.
- Quarterly Planning: Grobe Roadmap für die nächsten drei Monate – inklusive grober Rollenzuordnung.
Eigene Erfahrung
Anfangs hielten wir nur unregelmäßige Meetings, was zu “Meeting-Overkill” führte. Seit wir klare Time-Boxes eingeführt haben, dauert das Daily-Stand-up 10 Minuten und die Wochen-Retros 45 Minuten – und dennoch wirken sie wie ein Booster für die Team-Motivation.
4. Kommunikationsregeln vereinbaren
Warum wichtig?
Unterschiedliche Erwartungen an Reaktionszeiten oder Medium (E-Mail vs. Chat) bringen Missverständnisse.
Lösung
- SLA für interne Kommunikation: “E-Mails beantworte ich innerhalb von 24 Stunden, Slack-Messages bevorzugt innerhalb von 2 Stunden.”
- “No-Meeting-Days”: Ein Tag pro Woche ohne feste Termine, um fokussiert zu arbeiten.
- Dokumentationsstandard: Wichtige Entscheidungen werden kurz in einem Wiki oder Projekt-Dokument festgehalten.
Eigene Erfahrung
Als wir einen “tech-freien Dienstag” einführten, bemerkten wir, dass kreative Konzepte und Whiteboard-Sessions deutlich produktiver waren – weil das Team entspannt und ohne ständige Unterbrechungen denken konnte.
Fazit
Unzureichende Kommunikation bei der Aufgabenverteilung ist kein Schicksal, sondern ein lösbares Wachstumsproblem. Mit klar definierten Rollen, einem zentralen Projektmanagement-Tool, agilen Ritualen und kommunikativen Spielregeln schaffst du in deiner Digitalagentur eine Umgebung, in der Ideen nicht nur entstehen, sondern effektiv umgesetzt werden. So sparst du Zeit, reduzierst Frust und erhöhst die Zufriedenheit deiner Kunden – und deines Teams.
FAQ
1. Brauche ich wirklich eine RACI-Matrix?
Ja, schon eine einfache Tabelle hilft, Verantwortlichkeiten sichtbar zu machen. Gerade in Start-up-Phasen verhindert sie Doppelarbeit und unklare Zuständigkeiten.
2. Welches Tool ist das richtige für mein Team?
Das hängt von eurem Workflow ab. Asana und Trello sind intuitiv für Einsteiger, Jira eignet sich bei komplexen Projekten mit vielen Abhängigkeiten.
3. Wie führe ich ein Daily Stand-up erfolgreich ein?
Setze klare Time-Boxes (max. 15 Minuten) und sammele vorher im Tool drei kurze Punkte von jedem: gestern, heute, Blocker. Halte das Meeting konsequent strukturiert.
4. Wie verhindere ich Meeting-Müdigkeit?
Begrenze Meetings in Dauer und Häufigkeit, gib optional “No-Meeting-Days” vor und prüfe regelmäßig im Retro, ob jedes Meeting noch den gewünschten Nutzen bringt.
5. Was tun bei Widerstand im Team?
Erkläre den Nutzen der neuen Regeln, bitte um Feedback und sei offen für Anpassungen. Change-Management lebt von Transparenz und Beteiligung.
Michael